Er printere nemmere at bruge i dag end for tyve år siden?

I filmen »Office Space« tager nogle utilfredse kontormedarbejdere deres fejlbehæftede printer med ud på en nærliggende mark og begynder at smadre den. Det får dem til at føle sig bedre tilpas med deres arbejde og udfordringer for trykkerier. Selvom scenen er underholdende at se på, fremstiller den trykkerierne i et negativt lys.

Heldigvis udstyres printere i stigende grad med nye funktioner, der gør dem nemmere at bruge. I denne artikel vil vi se nærmere på, hvordan disse enheder er blevet nemmere at betjene, samt præsentere statistikker om, hvor vigtig brugervenlighed er for virksomheder, og om opfattelsen af printere har ændret sig.

Betydningen af brugervenlighed

Amerikanske og vesteuropæiske virksomheder med færre end 50 medarbejdere angiver, at brugervenlighed er et af de vigtigste kriterier, når de skal vælge et produkt eller en leverandør til deres organisation (54%); det kommer kun på andenpladsen efter pris (64%). Faktorer som service og support, softwarekompatibilitet og -integration, sikkerhedsfunktioner, muligheder for professionelle tjenester, leverandørens omdømme, salgskendskab og brand er betydeligt mindre vigtige for disse små virksomheder.

Selvom større virksomheder vægter brugervenlighed noget lavere (ca. 36% anser den for et af de vigtigste kriterier ved valg af produkt eller leverandør), ligger den stadig foran sikkerhedsfunktioner, mulighederne for professionelle tjenester, leverandørens omdømme, salgskompetence og brand. Selvom større organisationer oftere har internt IT-personale, der kan hjælpe dem med at håndtere problemer med brugervenligheden, kan det i sig selv skade produktiviteten, når disse problemer opstår.

Brugervenlige printerfunktioner

Brugervenlige printere har ofte et brugervenligt kontrolpanel og/eller en berøringsskærm, produktivitetsapps, softwareværktøjer, vedligeholdelsesfunktioner og interaktiv hjælp. En ny brugervenlighedsfunktion, der integreres i et stigende antal udskrivningsenheder, er stemmestyring.

Betjeningspanel: En stor del af den daglige interaktion med en printer eller en multifunktionsprinter (MFP) foregår ved en pc-arbejdsstation og sker via printerdriveren og softwareværktøjerne. Men en del funktioner, der går ud over selve udskrivningen – såsom scanning, kopiering og faxning – udføres via enhedens betjeningspanel og/eller berøringsskærm.

De mest brugervenlige printere har berøringsskærme, der er store nok til, at man nemt kan læse og navigere på dem. Ikonerne er tydeligt markeret, og medarbejderne har mulighed for at placere de mest anvendte funktioner i de øverste niveauer af menuen. Kontorer kan også forbedre brugeroplevelsen ved at have flere printere fra samme producent. Dette hjælper medarbejderne med at blive fortrolige med producentens specifikke brugergrænseflade.

Produktivitetsapps: Mange udskrivningsenheder understøtter nu apps. De er enten forudinstalleret på enheden eller kan downloades af kunden eller en tredjepart. Disse apps, som startes med et enkelt tryk på kontrolpanelets skærm, er udviklet til at udføre komplekse handlinger med et enkelt tastetryk eller et minimalt antal tastetryk.

Selvom antallet og typen af tilgængelige apps varierer fra leverandør til leverandør, er nogle af de mest almindelige apps rettet mod områder som side- og omkostningsregnskab, dokumenthåndtering, videresendelse af scannede filer og adgang til information. Når apps er korrekt udformet og implementeret, kan de i høj grad gøre det nemmere at bruge enheden samt den specifikke applikation eller funktion, de er designet til at give adgang til.

Softwareværktøjer: Et andet vigtigt aspekt af brugervenligheden er de softwareværktøjer, der følger med enheden, herunder printerdriveren, faxdriveren samt eventuel software til scanning og/eller optisk tegngenkendelse (OCR). Mange printerdrivere og tilhørende værktøjer giver brugerne mulighed for at definere de almindelige indstillinger, der gælder for deres specifikke brug af enheden – hvilket bidrager til at forbedre deres brugeroplevelse.

Vedligeholdelsesmuligheder: Det er også vigtigt, at printeren er nem at vedligeholde. Er forbrugsmaterialerne for eksempel nemme at installere eller påfylde? Hvor svært er det at afhjælpe en papirstop? Brugerne bør ikke skulle kæmpe med at udføre disse opgaver. Nogle leverandører placerer vedligeholdelsesvejledningen lige dér, hvor den pågældende vedligeholdelsesopgave skal udføres, mens andre beskriver vedligeholdelses- og udskiftningsprocessen på kontrolpanelet via en række instruktionsskærmbilleder (eller der kan være en video tilgængelig).

Detaljerede fejl- og opdateringsmeddelelser gør også brugen nemmere. For eksempel er en meddelelse, der lyder: »Fikseringsenheden skal udskiftes«, langt mere nyttig end en, der blot lyder: »Fejl E331«. Desuden kan et fejlfindingsværktøj være en fordel.

Interaktiv hjælp: Interaktiv hjælp giver medarbejderne adgang til kontekstafhængig hjælp til brugen af en bestemt funktion ved blot at trykke på en knap eller et ikon. Multifunktionsprintere med internetforbindelse kan i nogle tilfælde henvise brugerne til onlinehjælp, mens andre enheder har en mere begrænset indbygget hjælpefunktion.

Stemmestyring: Det bliver stadig mere almindeligt, at printere kan styres ved hjælp af tale – via stemmeassistenter som Amazon Alexa, Google Assistant og Microsoft Cortana. Canon, Epson, HP, Sharp og Xerox er blot nogle få eksempler på printerproducenter, der integrerer denne funktion i deres enheder.

Fordelen ved denne funktion for brugerne er, at interaktionen med printeren kan blive enklere og hurtigere. I stedet for at skulle skrive og navigere i menuerne kan de blot fortælle printeren, hvad de ønsker. Stemmekommandoer kan også gøre det muligt for personer med visse fysiske handicap at bruge eller udnytte enheden bedre.

Et potentielt problem ved denne teknologi er dog privatlivsbeskyttelse og sikkerhed. Selvom 49% af erhvervsbrugere overvejer at investere i løsninger til automatisering af fakturahåndtering (ifølge Keypoint Intelligences nylige »Smart Workplace«-undersøgelse), er den vigtigste årsag til en negativ holdning til smart teknologi netop manglende sikkerhed.

Virksomheder frygter muligvis, at stemmeassistenternes internetforbindelse kan føre til, at virksomhedsoplysninger ender i de forkerte hænder. En anden potentiel ulempe ved denne teknologi er, at den kan forstyrre kontormedarbejdere i nærheden.

3 vigtige pointer

Printere behøver ikke at være svære at bruge, især ikke med de moderne funktioner og muligheder, der gør betjening og vedligeholdelse nemmere.
Små virksomheder anser en printers brugervenlighed for at være meget vigtig, muligvis fordi de sjældnere har fastansat IT-personale.
Dagens printere er udstyret med brugervenlige funktioner såsom brugervenlige betjeningspaneler/berøringsskærme, produktivitetsapps, softwareværktøjer, vedligeholdelsesfunktioner, interaktiv hjælp og stemmestyring.