هل استخدام الطابعات الآن أسهل مما كان عليه قبل عشرين عاماً؟

في فيلم "Office Space" في فيلم "Office Space"، يجلب موظفو المكاتب الساخطون طابعتهم التي تعاني من الأخطاء إلى حقل قريب ويبدأون في تحطيمها. وهذا يساعدهم على الشعور بالرضا عن عملهم و تحديات الطابعات. على الرغم من أن المشهد ممتع للمشاهدة، إلا أنه يصور الطابعات بصورة سلبية.

لحسن الحظ، تعمل الطابعات بشكل متزايد على دمج ميزات جديدة لتحسين سهولة استخدامها. ستناقش هذه المقالة الطرق التي أصبحت بها هذه الأجهزة أكثر بساطة في التشغيل، بالإضافة إلى تقديم إحصائيات حول أهمية سهولة الاستخدام بالنسبة للشركات وما إذا كانت تصورات الطابعات قد تغيرت.

أهمية سهولة الاستخدام

تقول الشركات الأمريكية والأوروبية الغربية التي يقل عدد موظفيها عن 50 موظفًا إن سهولة الاستخدام هي المعيار الأول لاختيار المنتج أو البائع لمؤسستهم (54%)؛ وتأتي في المرتبة الثانية من حيث الأهمية بعد السعر (64%). أما عوامل مثل الخدمة والدعم، وتوافق البرمجيات وتكاملها، والقدرات الأمنية، وقدرات الخدمات الاحترافية، وسمعة المورد، ومعرفة المبيعات، والعلامة التجارية، فهي أقل أهمية بكثير بالنسبة لهذه الشركات الصغيرة.

في حين أن الشركات الكبيرة تصنف سهولة الاستخدام في مرتبة أقل قليلاً (حوالي 36% تعتبرها معيارًا رئيسيًا لاختيار المنتج/المورّد)، إلا أنها لا تزال تميل إلى أن تتقدم على قدرات الأمان وقدرات الخدمات الاحترافية وسمعة المورّد ومعرفة المبيعات والعلامة التجارية. في حين أن المؤسسات الكبيرة من المرجح أن يكون لديها موظفو تكنولوجيا المعلومات الداخليون الذين يمكنهم مساعدتها في التغلب على مشكلات قابلية الاستخدام، فإن مواجهة هذه المشكلات في المقام الأول يمكن أن يضر بالإنتاجية.

ميزات الطابعة سهلة الاستخدام

غالبًا ما تحتوي الطابعات سهلة الاستخدام على لوحة تحكم سهلة الاستخدام و/أو شاشة تعمل باللمس، وتطبيقات إنتاجية، وأدوات مساعدة برمجية، وإمكانيات الصيانة، والمساعدة التفاعلية. ومن ميزات سهولة الاستخدام الجديدة التي يتم دمجها في عدد متزايد من أجهزة الطباعة هي التحكم الصوتي.

لوحة التحكم: يحدث الكثير من التفاعل اليومي مع الطابعة أو الطابعة متعددة الوظائف (MFP) في محطة عمل الكمبيوتر الشخصي، ويتم إنجازه من خلال برنامج تشغيل الطباعة والأدوات المساعدة للبرامج. إلا أن قدراً لا بأس به من العمليات التي تتجاوز الطباعة المباشرة، مثل المسح الضوئي والنسخ والفاكس، تتم من خلال لوحة التحكم و/أو شاشة اللمس الخاصة بالجهاز.

تحتوي أجهزة الطباعة الأكثر سهولة في الاستخدام على شاشات تعمل باللمس كبيرة بما يكفي لقراءتها والتنقل فيها بسهولة. يتم تمييز الأيقونات بوضوح، ويتمتع العاملون بالقدرة على وضع الوظائف الأكثر استخداماً في المستويات العليا من نظام القائمة. يمكن للمكاتب أيضًا تحسين تجربة لوحة التحكم من خلال وجود طابعات متعددة من نفس الشركة المصنعة. وهذا يساعد العمال على الاعتياد على واجهة المستخدم الخاصة بالشركة المصنعة.

تطبيقات الإنتاجية: تدعم العديد من أجهزة الطباعة الآن التطبيقات. وهي تأتي إما مثبتة مسبقاً على الجهاز أو يمكن تنزيلها من قبل العميل أو طرف ثالث. هذه التطبيقات، التي يتم تشغيلها بلمسة بسيطة على شاشة لوحة التحكم، مصممة لتنفيذ عمليات معقدة بضغطة واحدة أو بأقل عدد ممكن من ضغطات المفاتيح.

في حين يختلف عدد وأنواع التطبيقات المتاحة من بائع لآخر، إلا أن بعض التطبيقات الأكثر شيوعًا تركز على مجالات مثل محاسبة الصفحات والتكاليف وإدارة المستندات وتوجيه الملفات الممسوحة ضوئيًا والوصول إلى المعلومات. عندما يتم تصميم التطبيقات وتنفيذها بشكل صحيح، فإنها يمكن أن تعزز بشكل كبير من سهولة استخدام الجهاز بالإضافة إلى التطبيق أو الوظيفة المحددة المصممة للوصول إليها.

الأدوات المساعدة للبرامج: هناك مجال آخر مهم لسهولة الاستخدام وهو الأدوات المساعدة البرمجية المصاحبة للجهاز، بما في ذلك برنامج تشغيل الطباعة وبرنامج تشغيل الفاكس وأي برنامج مسح ضوئي و/أو برنامج التعرف الضوئي على الحروف (OCR). تسمح العديد من برامج تشغيل الطباعة والأدوات المساعدة المرتبطة بها للمستخدمين بتحديد الإعدادات الشائعة التي تنطبق على استخدامهم الخاص للجهاز، مما يساعد على تحسين تجربتهم.

إمكانيات الصيانة: من المهم أيضاً سهولة صيانة الطابعة. على سبيل المثال، هل المستلزمات سهلة التركيب/الإضافة؟ ما مدى صعوبة إصلاح انحشار الورق؟ يجب ألا يضطر المستخدمون إلى المعاناة في أداء هذه المهام. يضع بعض البائعين توجيهات الصيانة مباشرة في المنطقة التي تتم فيها عملية الصيانة المحددة، بينما يقوم البعض الآخر بتفصيل عملية الصيانة/الاستبدال على لوحة التحكم مع سلسلة من شاشات التعليمات (أو قد يتوفر فيديو).

تعمل رسائل الخطأ والتحديث المفصلة أيضاً على تحسين سهولة الاستخدام. على سبيل المثال، تعتبر الرسالة التي تنص على "يجب استبدال المصهر" أكثر فائدة من الرسالة التي تنص على "خطأ E331". علاوة على ذلك، يمكن أن تكون أداة استكشاف الأخطاء وإصلاحها مفيدة.

المساعدة التفاعلية: تتيح المساعدة التفاعلية للعاملين الوصول إلى مساعدة حساسة للسياق حول كيفية استخدام ميزة أو وظيفة معينة من خلال لمسة زر أو رمز. يمكن أن تقوم الطابعات متعددة الوظائف المزودة بإمكانية الاتصال بالإنترنت بتوجيه المستخدمين إلى المساعدة عبر الإنترنت، في حين أن الأجهزة الأخرى لديها مساعدة مدمجة محدودة أكثر.

التحكم الصوتي: على نحو متزايد، يمكن التحكم في الطابعات عن طريق الكلام البشري - من خلال استخدام المساعدين الصوتيين مثل Amazon Alexa وGoogle Assistant وMicrosoft Cortana. تُعد Canon وEpson وHP وSharp وXerox مجرد أمثلة قليلة على الشركات المصنعة للطابعات التي تبني هذه الإمكانية في أجهزتها.

تتمثل فائدة هذه الميزة للمستخدمين في أن التفاعل مع الطابعة يمكن أن يكون أبسط وأسرع. فبدلاً من الحاجة إلى الكتابة والتنقل في أنظمة القوائم، يمكنهم ببساطة إخبار الطابعة بما يريدون. كما يمكن للأوامر الصوتية أيضاً تمكين الأشخاص الذين يعانون من إعاقات جسدية معينة من استخدام الجهاز أو استخدامه بشكل أفضل.

ومع ذلك، فإن أحد المخاوف المحتملة بشأن هذه التكنولوجيا هو الخصوصية والأمان. في الواقع، في حين أن 49% من مستخدمي الشركات يفكرون في الاستثمار في حلول أتمتة الفواتير الاستثمارية (وفقًا لدراسة Keypoint Intelligence الأخيرة التي أجرتها شركة Smart Workplace)، فإن السبب الأول للموقف غير المواتي للتكنولوجيا الذكية هو الافتقار إلى الأمن.

قد تخشى الشركات من أن تؤدي طبيعة المساعدين الصوتيين المتصلين بالإنترنت إلى وصول معلومات الشركة إلى الأيدي الخطأ. ومن العوائق المحتملة الأخرى لهذه التكنولوجيا هو تعطيل العاملين في المكاتب القريبة.

3 نتائج

ليس من الضروري أن تكون الطابعات صعبة الاستخدام، خاصة مع الميزات والإمكانات الحديثة التي تسهّل التشغيل والصيانة.
تنظر الشركات الصغيرة إلى سهولة استخدام الطابعة على أنها مهمة جداً، ربما لأنها على الأرجح أقل احتمالاً أن يكون لديها موظفين متخصصين في تكنولوجيا المعلومات.
تشتمل طابعات اليوم على ميزات سهولة الاستخدام مثل لوحات التحكم/شاشات اللمس سهلة الاستخدام، وتطبيقات الإنتاجية، والأدوات المساعدة للبرامج، وإمكانيات الصيانة، والمساعدة التفاعلية، وإمكانية التحكم الصوتي.